–
Übersicht
Anfragen
WhatsApp
Gespräche
Kalender
Kunden
Katalog
Mitarbeiter
Einstellungen
Telefonminuten stammen aus der Gesprächsdauer des Simulators (bei echten Anrufen über Retell exakt). Das wortgenaue Protokoll finden Sie im Tab „Gespräche".
Letzte Anfragen
Anfragen — jede erfasste Anfrage aus einem Anruf
Gespräche — Dauer & wortgenaues Protokoll
Kalender
Datum/Mitarbeiter oben wählen · freies Zeitfenster antippen = Termin anlegen · gebuchten Termin antippen = Details & Absagen. Die Telefon-KI nutzt denselben Kalender.
Gebuchte Termine
WhatsApp-Meldungen an den Inhaber
Kunden
Zentraler Kundenstamm — genutzt von Rechnungen, Offerten und dem Telefonassistenten.
Mitarbeiter
Jede Person bekommt einen eigenen Kalender und optional einen eigenen Login.
Mitarbeiter & Logins
Lege Mitarbeiter an — jede/r bekommt einen eigenen Kalender. Kunden können online den gewünschten Mitarbeiter wählen, und du kannst jeder Person einen eigenen Login geben (sieht nur den eigenen Kalender, keine Finanzen).
Kunden wählen den Mitarbeiter online
Auf der Buchungsseite erscheint eine Mitarbeiter-Auswahl. Aus = System teilt automatisch zu („erste/r frei").
Login-Einladung: Gib die E-Mail der Person ein. Sobald sie sich mit dieser E-Mail (eigenes Passwort) anmeldet, sieht sie automatisch nur ihren Kalender.
Katalog
Deine wiederkehrenden Leistungen mit Dauer und Preis — steuern die Online-Buchung und füllen Rechnungen mit einem Klick.
Dienstleistungen (Katalog)
Lege deine Leistungen mit Dauer und Preis an. Kunden wählen sie bei der Online-Buchung (die Dauer steuert automatisch die freien Zeiten), und du fügst sie mit einem Klick in Rechnungen/Offerten ein.
Firma — gilt für alle Bereiche
Firmeninformationen
Dieses Feld schaltet keine Nummer frei. Es ordnet eingehende Anrufe dieser Firma zu. Es muss exakt die Nummer sein, die beim Telefonanbieter für den KI-Empfang eingerichtet ist — sonst meldet sich die KI ohne Firmennamen.
Terminkalender
Öffnungszeiten & Erinnerungen
–
Die Erinnerung enthält automatisch einen Link, mit dem der Kunde selbst absagen oder verschieben kann.
Bewertungen (automatisch)
Nach dem Termin bittet die App zufriedene Kunden automatisch um eine Google-Bewertung — der stärkste Hebel für mehr Neukunden. Hinterlege deinen Bewertungslink, den Rest übernimmt das System.
Bewertungsanfrage aktiv
Wird nach dem Termin per WhatsApp/E-Mail versendet (je nach Bestätigungskanal).
Den Google-Link findest du in deinem Google-Unternehmensprofil unter „Rezensionen erhalten" bzw. „Bewertungen teilen".
Telefonassistent
KI-Empfang
KI-Empfang pausieren
Aktiviert: Firma auf inaktiv gesetzt — die KI nimmt keine Anrufe an.
Notfall-Alarm an dich
Bei einem Notfall-Anruf meldet sich der Assistent sofort auf dem Handy, das unter „Firma" hinterlegt ist. Dasselbe gilt für abgesagte und verschobene Termine. Eine E-Mail geht zusätzlich immer raus.
Wird geprüft …
„Automatisch" verschickt EINE Nachricht und nimmt WhatsApp nur, wenn die SMS nicht geht. „Beide" ist doppelt sicher, kostet aber auch doppelt.
Wofür willst du benachrichtigt werden?
Jede Nachricht kostet. Schalte ab, was du auch im Dashboard sehen kannst — der Notfall sollte anbleiben.
Stunden
WhatsApp an Anrufer (automatisch)
Nach dem Telefonat schickt die KI dem Anrufer automatisch eine WhatsApp — z. B. die Bitte um ein Foto des defekten Geräts. Du bestimmst, wann das passiert und was drinsteht.
Automatische WhatsApp aktiv
An die Telefonnummer des Anrufers.
Hinweis: Für den echten Versand an Kundennummern verlangt WhatsApp eine von Meta genehmigte Vorlage. Ohne genehmigten Zugang wird die Nachricht nur protokolliert (Testmodus, sichtbar unter „WhatsApp").
KI-Berater
Firmenprofil für den KI-Berater
Diese Angaben nutzt der KI-Berater automatisch, damit du ihm nichts erklären musst. Rechtsform und Kanton stehen bei „Firma". Hier ergänzt du frei weitere Infos (z. B. Haupttätigkeit, Abrechnungsmethode MWST, Besonderheiten).
E-Mail-Versand
Eigene Texte & Signatur
Diese Texte verwendet die App beim Versand. Platzhalter werden automatisch ersetzt: {firma}, {kunde}, {nummer}, {betrag}, {frist}.
Zeitzuschläge
Zuschläge für Einsätze ausserhalb der normalen Zeit
Werden bei Offerten und Rechnungen als Zuschlag auf Arbeitspositionen vorgeschlagen. Leer oder 0 = kein Zuschlag.
Konto
Konto löschen
Löscht dein Login und die Personendaten deiner Firma. Das lässt sich nicht rückgängig machen. Sieh dir zuerst an, was betroffen wäre — es wird nichts gelöscht, bevor du bestätigst.
Rechnungen & Buchhaltung
Nummernkreise
Bestimmt, wie deine Beleg-Nummern aussehen. Beispiel: Kürzel R, 4 Stellen → R-2026-0007.
Achtung: Nummern werden fortlaufend vergeben. Setze die nächste Nummer nur höher, nie niedriger — sonst entstehen doppelte Belegnummern.
Buchhaltung
„Einfach" erlaubt echtes Löschen; „Doppelt" bucht revisionssicher mit Storno. Bei „Nein" werden alle MWST-Bereiche ausgeblendet und Beträge ohne MWST geführt.
Anweisungen & Richtlinien aus Datei hochladen
Datei mit Firmeninfos, Anweisungen oder Richtlinien hochladen (.txt, .md, .pdf, .docx)
Der Text wird ausgelesen und oben in „Firmeninfos für die KI" übernommen. Danach «Speichern» klicken — ab dann hält sich die KI daran.
Neue Rechnung — einfach beschreiben
Absender, IBAN und Logo stammen aus den Einstellungen dieser Firma. Bei QR-IBAN wird automatisch eine QR-Referenz erzeugt.
Rechnungen
Noch keine Rechnungen.
Neue Buchung
Quittung fotografieren (z. B. Tankbeleg) — die KI liest Betrag & Kategorie automatisch aus. Du bestätigst nur noch kurz mit Ja.
Foto/PDF der Quittung — für die Steuern aufbewahren. Max. 800 KB.
Doppelte Buchführung: jede Buchung wird automatisch mit Soll = Haben erfasst; MwSt wird korrekt in Umsatz-/Vorsteuer aufgeteilt.
Berichte
Journal (alle Buchungen)
Noch keine Buchungen.
🔒